3. Uraikan Permasalahan Secara Singkat dan Kronologis
Pengaduan sebaiknya disampaikan secara faktual, tanpa opini berlebihan atau bahasa emosional. Uraian yang jelas dan runtut akan membantu petugas memahami inti masalah tanpa penafsiran keliru. Jelaskan point penting: apa masalahnya, sejak kapan terjadi, dan pihak-pihak yang terlibat.
4. Sertakan Dasar Penguasaan atau Kepemilikan Tanah
Dasar penguasaan dapat berupa sertipikat, akta, atau surat pernyataan penguasaan fisik tanah. Hal ini diperlukan untuk mengetahui hubungan hukum antara pelapor dan tanah yang diadukan serta menilai posisi hukum pelapor. Lampirkan jika ada: Sertipikat tanah, Surat jual beli, Surat waris, atau Surat pernyataan penguasaan fisik.
5. Jelaskan Tujuan Pengaduan
Contoh tujuan antara lain permohonan klarifikasi data, fasilitasi mediasi, atau penanganan administratif. Tujuan pengaduan perlu disampaikan agar penanganan sesuai dengan harapan yang realistis dan tidak terjadi kesalahpahaman mengenai kewenangan ATR/BPN. Sampaikan secara jelas jenis pengaduan: Klarifikasi, Mediasi, atau Penyelesaian Administratif.
6. Lampirkan Bukti Pendukung
Bukti dapat berupa dokumen, foto lokasi, atau keterangan saksi yang relevan. Bukti pendukung berfungsi untuk memperkuat kebenaran materi pengaduan dan mempercepat proses verifikasi. Contoh bukti: Foto lokasi tanah, Salinan dokumen, dan Surat pernyataan saksi.
7. Ajukan Melalui Kanal Resmi
Penyampaian pengaduan di luar kanal resmi berisiko tidak tertangani. Pengaduan yang disampaikan melalui kanal resmi menjamin keamanan data pelapor, kepastian proses penanganan, serta tercatat dan terdokumentasi dengan baik. Gunakan saluran resmi: Loket Pengaduan Kantor Pertanahan Kabupaten Serdang Bedagai, Hotline Pengaduan 0811-1068-0000, serta Website atau media sosial resmi ATR/BPN.